Успіх бізнесу залежить не лише від довгострокових цілей і стратегічних планів, а й від того, наскільки ефективно організована щоденна робота та як раціонально використовується час. У наш час задоволеність працівників — ключовий чинник у процесі прийняття будь-якого рішення. Зрештою, хтось коли-небудь скаржився на те, що нарада була надто короткою?
За даними themuse.com, лише у США щороку витрачається 37 мільярдів доларів на непродуктивні зустрічі. Приголомшливі 92 відсотки керівників зізнаються, що займаються багатозадачністю під час нарад. Ці показники ще зростають, коли працівники або учасники зустрічей працюють віддалено, адже ніхто не контролює, що в них на екрані.
Понад усе, короткі наради мають бути частиною корпоративної культури. Це демонструє повагу до часу працівників і до їхнього графіка. Незалежно від того, чи ваша команда проводить по кілька нарад щодня, чи лише декілька на тиждень, скористайтеся цими 7 порадами, щоб зробити кожну зустріч коротшою та продуктивнішою:
1. Майте порядок денний — і дотримуйтеся його
Недостатньо просто мати порядок денний. Він має бути якісним, із чітко сформульованими цілями. Ви повинні знати, чого саме хочете досягти до кінця зустрічі. За потреби проконсультуйтеся з іншими командами або зовнішніми партнерами, щоб визначити конкретні та досяжні цілі. Видання Forbes навіть радить витратити вдвічі більше часу на підготовку порядку денного, ніж здається необхідним, — щоб прояснити цілі й справді зрозуміти, які питання ви обговорюватимете.
Зробіть порядок денний відкритим для всієї команди — наприклад, додайте його до календарного запрошення на зустріч. Запрошуючи учасників внести свої пропозиції до обговорення, ви даєте їм можливість впливати на зміст зустрічі. Це також підвищує відчуття залученості й допомагає триматися теми, коли ви раптом зіб’єтеся з курсу.
Якщо вам складно спростити велику кількість інформації, розбийте зустріч на кілька сесій. Запитайте себе, чи справді кожен учасник має бути присутній під час обговорення всіх пунктів. Виділіть для кожного пункту чіткий часовий ліміт — і суворо дотримуйтеся його. Спочатку це може здаватися штучним або надто жорстким, але з часом стане природною частиною процесу.
2. Наділяйте працівників повноваженнями
Найефективніші зустрічі — це ті, на яких ухвалюють і підтверджують рішення. Якщо у вас вже є чіткий порядок денний, учасники заздалегідь знатимуть, чого очікувати й як діяти далі. Це не лише створює прозорість між вами й командою, а й дозволяє працівникам підготуватися заздалегідь — отже, заощаджується час (і кількість зустрічей зменшується).
Спробуйте використати підхід Flipped Learning (перевернутого навчання): надайте доступ до нотаток, порядку денного та всіх документів, які ви плануєте переглядати, заздалегідь, і попросіть учасників підготувати запитання до зустрічі. Коли всі приходять готовими до обговорення, менше часу витрачається на пояснення нових понять і більше — на вирішення реальних проблем.
Щоб ще більше посилити відчуття відповідальності, дозвольте працівникам відкласти обговорення певної теми, якщо вона може зірвати перебіг зустрічі. Працівники, яким надають більше гнучкості, сильніше відчувають приналежність до своєї роботи й тем обговорення — і відповідно беруть на себе більше відповідальності й поза межами зустрічей. Якщо вони мають можливість тимчасово поставити тему «на паузу», це посилює їхнє відчуття контролю.
Іноді працівники можуть не мати достатньо інформації або часу, щоб обговорити тему відразу. У такому випадку варто дати їм можливість підготуватися — і зекономити ваш час, зосередившись на тих питаннях, які дійсно варті обговорення саме зараз.
3. Поважайте час кожного
Усі мають приходити на зустріч вчасно — без винятків. Немає потреби карати тих, хто запізнюється, адже трапляються непередбачені обставини, але поважайте час тих, хто прийшов вчасно, починаючи зустріч або переносачи її.
Висловлюйте своє розчарування, якщо працівник запізнюється на зустріч. Починайте наради строго за розкладом, незалежно від того, чи всі присутні. Запізнення не має бути караним, але важливо заохочувати тих, хто регулярно приходить вчасно.
Найкращий спосіб заохочувати таку поведінку — це винагороджувати її. Це може бути різного роду похвала, визнання або прояви вдячності — як наодинці, так і публічно. Регулярно починаючи зустрічі вчасно, ви здобудете репутацію пунктуальності, а працівники почнуть це цінувати, що допоможе сформувати позитивну культуру проведення нарад.
Важливо також закінчувати зустрічі вчасно. Плануйте їх тривалість удвічі коротшою від того часу, який вважаєте потрібним. Це стимулюватиме учасників уникати зайвих розмов і відхилень від теми.
Комунікаційні проблеми на роботі?
"50 вірних способів покращити вашу
командну комунікацію"
4. Використовуйте технології
Позатематичні розмови можуть починатися невинно, і більшість із нас іноді в них вплутується. Спробуйте розмістити детальний порядок денний у вигляді презентації з таймером, щоб тримати темп обговорення.
Усі учасники зустрічі повинні мати доступ до презентації, щоб знати, з якою швидкістю рухається зустріч — це може бути екран у залі, спільний доступ через Hangouts або відеоконференцію, або кожен учасник може слідкувати на своєму ноутбуці.
Технології також є надзвичайно корисними, а часом і незамінними, під час зустрічей з віддаленими співробітниками. Робіть так, щоб віддалені працівники відчували себе залученими, включаючи їх у відеозустрічі. Особливо звертайте увагу на засоби командної співпраці. Слідкуйте за питаннями — віддалені працівники можуть рідше втручатися в розмову, адже вони не в одній кімнаті.
Перед зустріччю надсилайте всі матеріали презентації або порядок денний віддаленим учасникам, щоб вони могли слідувати за обговоренням. І не забувайте завершувати зустрічі вчасно, щоб віддалені працівники могли легко переключатися з однієї зустрічі на іншу; це стосується і особистих зустрічей один на один.
Технології також відкривають більше можливостей для інтерактивності та залучення учасників. Використовуйте месенджери, програмне забезпечення для управління проєктами та будь-які безкоштовні онлайн-застосунки для відстеження часу, щоб виробити корисні звички під час зустрічей і залишатися в курсі теми.
5. Заохочуйте відкриту комунікацію
Щоб зробити зустрічі продуктивнішими, створіть атмосферу, в якій кожен почуватиметься комфортно, щоб висловлюватися. Заохочуйте своїх колег говорити відкрито та надавати зворотний зв’язок без страху бути осудженими. Пропагуючи відкритість, ви здобуваєте довіру, а це веде до кращої співпраці та більш результативного обговорення.
Встановіть чіткі правила, наприклад, «не перебивати», щоб кожен мав можливість висловитися. Це допомагає всім почуватися почутими, що створює атмосферу поваги до ідей і сприяє появі творчих рішень. Заохочуючи різноманітні думки, ви уникнете ефекту «групового мислення» і прийматимете більш обґрунтовані рішення.
Починайте зустрічі з невеликого «розігріву» або питання для перевірки настрою — це налаштовує на більш розслаблену атмосферу. Коли всі голоси почуті і шановані, зустрічі стають менш напруженими і більш бажаними. Така відкритість формує відчуття єдності і приносить результати.
6. Слідкуйте за невербальними сигналами
Зустрічі — це не лише слова, а й те, як їх вимовляють. Звертайте увагу на мову тіла, як свою, так і своїх колег. Тонкі сигнали, наприклад, схрещені руки або відсутність зорового контакту, можуть свідчити про відсутність залученості. Помічаючи такі знаки, ви можете змінити тон або напрямок обговорення, щоб підтримати позитивний настрій.
Використовуйте власні невербальні сигнали, щоб показати свою участь. Посміхайтеся, кивайте і підтримуйте зоровий контакт — це сприятиме відкритості. Інші, ймовірно, підсвідомо повторять вашу поведінку, створюючи більш співпрацюючу атмосферу.
Також зробіть простір для зустрічі максимально комфортним. Регулюйте освітлення, розсадку та температуру, щоб команда могла зосередитися на розмові, а не на відволікаючих факторах. Проста зміна обстановки допоможе всім почуватися більш розслаблено і покращить результати зустрічі.
7. Зосередьтеся на рішеннях, а не на проблемах
Щоб зустрічі були продуктивними, перемикайте увагу з проблем на рішення. Легко загрузнути у скаргах на те, що не спрацювало, але фокус на конкретних кроках рухає зустріч вперед. Це стимулює співпрацю у вирішенні питань і підвищує залученість команди.
Сформулюйте діалог через запитання, орієнтовані на рішення, наприклад: «Як ми можемо покращити наступного разу?» Це допомагає тримати розмову в позитивному руслі і націлює на вдосконалення, а не на провал. Також це дає команді змогу вносити ідеї та пропозиції, що веде до кращих результатів.
Якщо команді складно знайти рішення, спробуйте провести спільний мозковий штурм. Це стимулює нестандартне мислення та пошук варіантів. Орієнтація на рішення не лише підвищує ефективність зустрічей, а й формує культуру позитиву та розвитку.
Висновки
Більшість співробітників вважають зустрічі нудними. Менеджери скаржаться, що вони неефективні і часто породжують ще більше зустрічей. Скорочення часу проведення зустрічей і їх загальної кількості підвищить задоволеність працівників — як ваших співробітників, так і партнерів, а також вас самих.
